オフィス移転に必要な作業とは？準備から移転後までの流れを解説

オフィス移転を進めるにあたり、どのような作業をいつ行えば良いか分からず不安を感じていませんか。オフィス移転に必要な準備や手続きは多岐にわたり、適切な時期に適切な作業を実施することが重要です。

本記事では、移転準備から移転後までの時期別作業チェックリストや注意点を分かりやすく解説します。本記事の移転スケジュールは、あくまでも目安となります。プロジェクト規模によっても差がありますので、余裕をもって準備を進めましょう。

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オフィス移転を円滑に進めるには、早期の計画立案とスケジュール作成が重要です。着手すべき基本作業と、確認すべきポイントを順に解説します。

移転のスケジュールを決める

オフィス移転を実施する際は、新しいオフィスでの業務開始日から逆算してスケジュールを立てることが大切です。規模の大きな移転や新築ビルへ移転する場合は、1年以上の期間が必要になるケースもあるため、スケジュール感はあくまでも目安とし、余裕をもって移転プロジェクトを進めましょう。

全体における各工程の担当者と期日を明確に定め、プロジェクト全体の進行管理を徹底することで、作業の遅れを防ぎスムーズに移転準備を進められます。突発的なトラブルに対応できるよう、ある程度の余裕を持たせることも重要です。

現オフィスの解約手続きや原状回復について確認する

現オフィスの賃貸契約書を開示し、以下のような事項について確認しましょう。 

・預託金（敷金・保証金）の返還

・解約予告期間

・原状回復に関する条件

・そのほかの特約事項の有無

契約が定期借家契約で再契約をしない場合は、一般的に契約満了日の1年前～6カ月前にかけて再契約の打ち合わせが行われるため、そのタイミングで貸主側と退去についての打ち合わせを進めます。また、解約予告を正式に提出する前に、あらかじめ貸主や管理会社へ「居抜き退去」の希望を相談し、承諾を得ることで、原状回復工事にかかる工期や費用を大幅に削減できる可能性もあります。

＜関連記事＞【入居・退去別】居抜き物件（オフィス）の”原状回復”まとめ！費用の違いについても解説 | 清和ビジネス

業者を選ぶ

オフィス移転では、引越し業者や内装工事業者、インフラ業者などの選定が必要です。通常は複数の業者と個別に対処し、着工から竣工までのタイトなスケジュール調整や、ビル側指定のB工事業者との複雑な区分調整、見積もり比較、価格交渉をすべて自社で行う必要があります。

これらは通常業務を抱える担当者にとって大きな負担となるため、計画段階のコンサルティングから設計、各種工事、引き渡しまでをワンストップで一元管理できる「プロジェクトマネジメント（PM）」が可能な専門会社に一括で依頼することがおすすめです。

＜関連記事＞オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM）とは？| 清和ビジネス

移転先のオフィスを決める

希望する条件を整理し、仲介会社を通じて物件を探します。具体的には、以下のようなポイントを評価するとよいでしょう。

・立地

・賃料

・ランニングコスト

・面積

・周辺環境（コンビニや飲食店への距離など）

気になる物件が見つかったら、実際に現地へ足を運んで内見を行い、周辺環境や設備を確認したうえで申し込みを行いましょう。申し込み後、審査を通過したら賃貸借契約を締結し、移転先のオフィスを確定させます。

移転の5カ月前から3カ月前は、新オフィスの設計や各種工事の手配など、具体的な準備が本格化する時期です。業務に支障を出さないために、この時期に実施すべき作業項目を解説します。

新オフィスのレイアウトや内装を決める

新オフィスのレイアウトは、従業員の動線や業務効率を考慮して決定します。ゾーニング計画を行い、執務エリア、会議室、休憩スペースなどの配置を定めます。

デザインや内装工事のプランについて専門業者と打合せを重ね、自社の働き方に合った空間設計を進めることが大切です。デザイン面においては、コーポレートイメージやブランディングなども考慮するとよいでしょう。

さらに、セキュリティ区域の設定や将来の増員を見越したレイアウト設計も同時に行います。

＜関連記事＞働きやすいオフィスレイアウト設計のコツ6選！動線・ゾーニングのポイントを解説 | 清和ビジネス

オフィス家具やOA機器を手配する

レイアウト図面に基づき、必要なデスクや椅子などのオフィス家具を手配します。また、パソコン、複合機、シュレッダーといったOA機器の追加購入や移動手配も忘れずに行いましょう。

納品時期が移転日に間に合うよう、納期を事前によく確認しておくことが大切です。既存の備品を継続して使用する場合は、サイズ計測と搬入手順の整理も同時に進めます。

工事を手配する

レイアウトプランが確定した後は、内装工事や電気工事、通信設備工事などの各種工事を手配します。

複数の専門業者へ見積もりを依頼し、適切な日程と費用の調整を行いましょう。ビルの管理会社やオーナーに対して工事内容の事前申請を行い、承認を得たうえで着工を進める必要があります。

社内インフラや郵便・電話の移転手続きをする

インターネット回線や固定電話の移転手続きは、開通工事に時間がかかるケースがあるため早期に対応を開始します。プロバイダーや回線事業者へ連絡を入れて工事日の調整を行い、業務に支障が出ないよう開通スケジュールを確保します。

さらに、郵便物の転送手続きを郵便局へ提出し、旧住所から新住所へ確実に届くよう準備を整えます。あわせて、社内ネットワーク機器の設定変更やサーバーの移設手順についてもインフラ担当者と連携して確認を進めます。

オフィス移転を従業員に周知する

移転の日程や新オフィスの所在地、アクセス方法などの基本情報を全従業員へ周知します。梱包作業の手順や不要物の処分方法、私物の持ち帰りルールに関してもマニュアルを作成して事前に共有します。

説明会や社内通知を通じて、全員がスムーズに準備へ参加できるよう案内しましょう。

移転の2カ月前から1カ月前は、社外への周知や印刷物の手配といった対外的な対応が増える時期です。直前になって慌てることがないよう、確実に済ませておくべき準備作業について解説します。

取引先にオフィス移転を案内する

オフィス移転に際しては、取引先への迅速な案内が必要です。移転日の1カ月前を目安に案内状の送付やメールでの連絡を実施し、新オフィスの所在地や業務開始日、電話番号の変更などを正確に伝えます。

Webサイトや名刺などの住所を変更する

自社Webサイトに掲載している会社概要や問い合わせページの住所情報を更新します。また、全従業員の名刺や封筒、請求書・納品書などの印刷物に関しても、新住所への刷り直しを手配します。移転当日にスムーズに切り替えられるよう、あらかじめ印刷手配を済ませておくことが大切です。

移転当日および移転後は、荷物の搬入作業や旧オフィスの返還手続き、各種行政機関への届け出が発生します。移転完了までを滞りなく進めるために必要な最終作業を分かりやすく解説します。

引っ越し作業に立ち会う

移転当日は、旧オフィスからの荷物の搬出や新オフィスへの搬入作業に立ち会います。荷物の破損や紛失、搬入漏れが発生していないか現場で詳細に確認します。

トラブルが起きた際に即座に対応できるよう、引っ越し業者やビル管理会社の担当者と密に連携を取ることが重要です。 

現オフィスを引き渡す

すべての荷物を搬出した後は、現オフィスの原状回復工事を完了させてオーナーや管理会社へ引き渡します。貸主側立ち会いのもとで壁や床の状態を点検し、破損や汚れの有無を相互に確認します。問題がないと認められた段階で鍵の返却を行い、オフィスの明け渡し手続きを完了させます。

行政手続きを行う

移転完了後は、速やかに各公的機関へ届出手続きを行いましょう。管轄の法務局にて本店移転登記の手続きを行い、完了後に発行される登記事項証明書を添えて税務署や都道府県税事務所へ異動届を提出します。

さらに、年金事務所、労働基準監督署、ハローワークなどの関係機関へも変更手続きを済ませます。手続きごとに「移転後10日以内」や「移転後14日以内」といった提出期限が細かく定められているため、あらかじめ必要書類を準備して遅延なく対応することが必要です。

オフィス移転には多くの工程が伴うため、事前に押さえるべきポイントがいくつか存在します。

移転の目的を明確化する

オフィス移転を行う際は、事前に移転の目的を明確化することが重要です。働き方改革の推進や業務効率の向上、採用力の強化、コスト削減など、何を最優先で達成すべきかを整理しましょう。

目的を関係者間で明確に共有しておくことで、物件選びやレイアウト設計における判断基準が定まり、スムーズな意思決定が可能になります。

現オフィスの解約予告期間を確認する

現オフィスの賃貸契約における解約予告期間の確認は必須です。多くのオフィスでは解約の半年前までに申し出る規定となっており、確認が遅れると解約時期が延びて余計な賃料が発生します。

複数の業者を比較検討する

オフィス移転では、施工や引っ越し、インフラ構築など多岐にわたる専門業者が関わります。1社だけに依頼するのではなく、必ず複数の業者から見積もりを取得して比較を行うことが重要です。

提示された費用やサービス内容、施工実績を精査することで、自社の予算や条件に適した信頼できるパートナーを選定できます。

＜関連記事＞オフィス移転業者を選ぶポイントと注意点を解説 | 清和ビジネス

オフィス移転を円滑に進めるためには、半年前からの計画的な準備と明確なスケジュール管理が欠かせません。移転目的の明確化をはじめ、現オフィスの解約予告手続きや原状回復条件の確認、複数業者への相見積もりを早期に行うことで、トラブルや余計なコストの発生を防ぐことが可能です。

また、レイアウト設計や各種工事の手配、インフラ整備や取引先への案内、移転後の行政手続きに至るまで、各段階で必要な作業項目を確実に洗い出す必要があります。本記事のチェックリストを活用し、漏れのない準備を進めることが大切です。

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