オフィス移転の理由とは？主な目的と成功させるポイントを解説

オフィス移転を検討する際、目的の明確化や適切な手順の把握は不可欠です。

本記事では、オフィス移転の主な理由や働き方改革へつなげる方法、目的達成に向けた重要ポイントや全体の手順、よくある質問まで分かりやすく解説します。自社の経営課題解決と最適な業務環境の構築に向け、ぜひ参考にしてください。

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オフィス移転を成功させるためには、はじめに移転の目的を明確に定義することが極めて重要です。明確な目的が存在しないままプロジェクトを進めてしまうと、物件選定やレイアウトデザインの検討段階で判断基準がブレてしまい、自社の課題解決につながらない結果となる恐れがあります。オフィス移転は単なる物理的な場所の移動にとどまりません。

経営戦略や企業ビジョンと直結した一大プロジェクトであり、経営課題の解決や組織改革、働き方改革を実現するための重要な手段となります。移転によって実現したいことや解決すべき課題を事前に整理し、関係者の認識をそろえておくことで、物件選びやレイアウト設計なども共通の方針に沿って進めやすくなります。

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企業がオフィス移転を行う理由は多岐にわたります。経営課題の解決や環境改善に向けた主な理由を解説します。

生産性やモチベーションの向上

集中して作業できるスペースや打ち合わせしやすい場所を整えることで、業務を進めやすい環境をつくれます。執務環境の改善はエンゲージメントや就労意欲を高める効果も期待できます。

優秀な人材の確保

売り手市場となっている人材採用において、「おしゃれで働きやすそうなオフィスがある」ことは、入社の意思決定に対して非常に大きな影響を与えます。そのため、優秀な人材を獲得するために、オフィス移転を単なるコストではなく、自社の成長を左右する重要な「投資」と位置づける企業が増加しています。求職者に好印象を与える魅力的な就労環境を整えることは、採用活動における大きな強みとなるだけでなく、入社後も従業員が愛着をもって働き続けられるため、離職率を低下させ人材の定着を促すことにもつながります。

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企業のブランド価値を高める

洗練されたデザインや最新設備を備えたオフィスへの移転は、企業イメージの向上につながります。来訪者や取引先に対して自社の価値観や信頼性を印象づけ、企業のブランド価値を高める役割を果たします。

オフィスコストの削減

現在より賃料の低いエリアへ移転したり、従業員数や働き方に合った広さのオフィスへ見直したりすることで、毎月の賃料負担を抑えられます。あわせて、省エネ設備の導入や無駄の少ないレイアウトに変更すれば、電気代などの運用コスト削減も期待できます。

多様な働き方への対応

テレワークの普及やハイブリッドワークの定着にともない、オフィスには従来以上に柔軟な役割が求められています。そのため、ABWやフリーアドレスなどを取り入れた働き方に対応できる環境づくりを目的として、オフィス移転を検討する企業が増えています。移転は単に場所を変えるためではなく、働き方の変化に合わせてオフィスの役割や機能を見直す機会となっています。

事業拡大・人員増加への対応

業績拡大や組織規模の拡大に伴い従業員が増加した場合、執務スペースの不足が生じます。十分な面積を確保できるオフィスへ移転することにより、適切な業務環境を維持して円滑な事業運営を可能にします。

契約満了や建物の老朽化対策

入居ビルの定期借家契約満了や建物の老朽化、耐震性の不安はオフィス移転の直接的な契機となります。安全性の確保や設備更新を目的とし、契約更新の時期に合わせて適切な物件へ移動します。

オフィスの集約・分散・縮小の推進

複数の拠点を1つにまとめて業務効率を高める集約や、リスク分散のための拠点分散、在宅勤務導入に伴う面積縮小など、経営戦略に応じた柔軟な拠点再編を行うために移転が実施されます。

オフィス移転を機に多様な就労スタイルを取り入れることで、組織全体の働き方改革を大きく推進できます。

新しいワークスタイルに対応する

テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークや、時間と場所を自由に選択できるABWの導入が有効です。固定席を設けないフリーアドレスを採用することで、業務内容に応じて最適な場所を主体的に選択して作業を行えます。

働く時間や場所の選択肢が広がれば、従業員は業務内容や生活スタイルに合わせて働き方を調整しやすくなります。こうした環境づくりは、業務の効率化だけでなく、仕事と私生活を両立しやすくするうえでも役立ちます。

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社内コミュニケーションを活性化する

オープンなカフェスペースやリフレッシュエリアを新オフィスに設置することが効果的です。部署が異なる従業員同士でも顔を合わせる機会が増え、普段の業務では接点の少ない人とも気軽に会話しやすくなります。風通しの良い組織風土を作ることで、新しいアイデアの創出やプロジェクト間における連携の強化といった多様な相乗効果を生み出します。

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Well-beingなオフィス環境を整える

従業員の心身がともに満たされた健康的な状態を目指す「Well-being」や「健康経営」の視点を取り入れたオフィス環境の構築が重視されています。従業員の身体的負担を軽減する人間工学に基づいたオフィス家具の導入や、適切な照明や空調設備を配置することが重要です。

また、Web会議専用の個別ブースや集中作業スペースがあれば、周囲の音や視線を気にせず、業務に取り組める場所を使い分けられます。ストレスを大幅に減らす環境整備は、業務効率と従業員満足度の向上に直結します。

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オフィス移転の目的を確実に達成するためには、事前準備と綿密な企画立案の推進が必要不可欠となります。

新オフィスに求める条件を整理する

新オフィスに求める条件を整理することが重要です。立地や賃料、必要な床面積、設備などの優先順位を明確に設定します。譲れない必須条件と柔軟に緩和できる条件を分類することで、効率的な物件選定を進められます。移転の目的を踏まえて条件を整理しておけば、候補となる物件を比較しやすくなり、自社の課題に合ったオフィスを選びやすくなります。

プロジェクトチームを結成する

オフィス移転では、経営陣や総務、IT、人事、広報など、関係する部署から担当者を集めてプロジェクトチームをつくります。部署ごとに確認すべき内容が異なるため、担当範囲や決定権をあらかじめ決めておくことが大切です。

誰が何を担当するのかを共有しておけば、部署間の確認や調整もスムーズに進めやすくなります。

余裕のある移転スケジュールを立てる

一般的にオフィス移転には6カ月から1年程度の十分な準備期間が必要とされています。ただし、実際のスケジュールは、プロジェクトの規模や内容によって異なります。規模の大きな移転や新築ビルへ移転する場合は、1年以上の期間が必要になるケースもあるため、スケジュール感はあくまでも目安とし、余裕をもって移転プロジェクトを進めることが大切です。物件選定や内装工事、旧オフィスの原状回復、各種届出など、必要な作業と期限を事前に洗い出しておきましょう。予定どおりに進まないケースも想定し、日程に余裕を持たせておくことが大切です。

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従業員の意見を取り入れる

従業員の意見を移転計画へ積極的に取り入れることが大切です。事前にアンケートやヒアリングを行い、現在のオフィスで不便に感じていることや、新しいオフィスへの要望を確認します。現場の声をレイアウト設計や設備導入へ正確に反映させることで、従業員の満足度やモチベーションを高める快適な業務空間づくりが確実に可能になります。

オフィス移転の専門家を活用する

オフィス移転では、必要に応じて専門業者へ相談することも検討しましょう。物件選定から内装デザイン設計、インフラ構築、引っ越し作業までを一括サポートする専門業者へ事前に相談することで、社内担当者の業務負担を大幅に削減できます。また、自社だけでは気づきにくい課題についてアドバイスを受けられる点もメリットです。

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これよりオフィス移転の主な手順とそれぞれの段階における重要なポイントについて、順を追って詳しく解説します。

移転計画を立てる

移転計画を立てる段階では、移転の目的や予算、スケジュールの策定を行います。プロジェクトチームを発足させ、関係部署との調整を進めながら基本方針を決定します。早い段階で計画を共有しておけば、各担当者も必要な準備に取りかかりやすくなります。 

移転先のオフィスを選ぶ

移転先のオフィスを選ぶ段階では、整理した条件に基づき物件の検索や内見を行います。立地条件や賃料、必要な床面積、ビル設備のスペックを総合的に比較検討します。自社の課題解決に最も適した物件を選定し、賃借契約を締結します。

レイアウトや設備を決める

レイアウトや設備を決める段階では、自社の働き方に適した空間デザインを設計します。必要な会議室の数や執務スペースの配置、ITインフラ、セキュリティ設備を検討します。従業員が快適かつ効率的に働ける環境づくりを目指します。

移転業者を手配する

移転業者を手配する段階では、専門業者からの見積もり取得や選定を進めます。内装工事や電気・通信工事、オフィス家具の搬入、引っ越し作業などを一括または個別で手配します。信頼できるパートナーを選定することが円滑な移転につながります。

各種手続きを進める

各種手続きを進める段階では、関係官公庁への届出や取引先への移転案内を行います。消防署や税務署、労働基準監督署などへの届出書類を期限内に準備して提出します。社内外への周知を滞りなく行うことで、業務への影響を抑えます。

これよりオフィス移転に関してよく寄せられる代表的な質問事項について、それぞれ分かりやすく解説します。

オフィス移転はいつから準備すべきですか？

オフィスの規模や移転内容にもよりますが、移転希望時期の1年程度前には準備を始めるとよいでしょう。ただし、規模の大きな移転や新築ビルへ移転する場合は、1年以上の期間が必要になるケースもあるため、スケジュール感はあくまでも目安とし、余裕をもって移転プロジェクトを進めることが大切です。

移転に不安や懸念を抱く従業員にはどのように対応しますか？

従業員へ移転の目的や背景を事前に丁寧に説明し、十分な理解を得ることが極めて重要です。通勤時間の変化や就労環境に対する不安を軽減するため、説明会や対話の機会を設け、意見を取り入れながら個別に対応を進めます。 

移転を機に働き方も見直すことはできますか？

オフィス移転の機会に合わせて、就労形態や運用ルールを総合的に見直すことは可能です。ただし、単に最新のトレンドや「移転のタイミングだから」との理由だけで形から新しい働き方を導入しても、社内に定着せず形骸化するリスクがあります。

新しい働き方を成功させるためには、事前に自社の経営ビジョンをふまえ、現オフィスが抱える課題や解決したい目的を明確に定義することが欠かせません。たとえば、部門間のコミュニケーション活性化や生産性向上、従業員のエンゲージメント向上など、具体的なゴールを事前に設定したうえで、フリーアドレスやABWなどのワークスタイル、およびそれらを支える就業規則やインフラ、評価制度を設計することが重要です。

オフィス移転は単なる物理的な拠点の移動にとどまらず、経営課題の解決や多様な働き方の推進、生産性の向上を実現するための重要な手段となります。まずは「なぜ移転するのか」を明確にし、新しいオフィスに求める条件や予算、スケジュールを整理することが大切です。

また、移転には物件選びや内装工事、各種手続きなど多くの準備が必要です。関係部署や従業員の意見も取り入れながら、必要に応じて専門家の力も借りて進めましょう。移転後の働き方まで見据え、自社の課題や将来の事業展開に合ったオフィスを検討してみてください。

清和ビジネスでは、創業65年以上にわたって培ってきた知見をもとに、Well-beingや健康経営の視点を取り入れたオフィスづくりを提案しています。オフィス移転を通じて働き方や職場環境を見直したい人は、ぜひご相談ください。