オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM）とは？役割や業務範囲、選び方を解説

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM）の役割や業務範囲、失敗を防ぐ選び方をわかりやすく解説します。専門知識を持つPM会社を活用することで、社内担当者の業務負担を大幅に軽減し、スケジュールの遅延防止やコストの最適化を図ることが可能です。

スムーズなオフィス移転を成功させるための参考にしてください。

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オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの概念や役割、導入の必要性を解説します。

プロジェクトマネジメントの役割と仕事内容

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM）とは、移転に関する計画立案から運用開始までを総合的に管理する役割です。プロジェクト全体の目標達成に向けて、スケジュール調整やコストの管理、関係する専門業者間の意思疎通を一元的に制御します。

おもな仕事内容は、基本構想の策定、物件選定の支援、内装や設備の設計調整、スケジュール策定、ならびに各種手続きの進捗管理です。

プロジェクトマネジメントを外部に委託する理由

オフィス移転の外部委託が進む理由は、社内の専門知識不足や通常業務への負荷を低減するためです。移転作業には建築、インフラ、各種手続きなど多岐にわたる専門スキルが求められます。

移転に慣れていない担当者の場合、スケジュールの遅延や予想外の追加費用が発生する恐れがあります。専門知識・ノウハウを持つPM会社に委託することで、スムーズな進行とコストの最適化を同時に実現できます。

内製と外注の選び方

自社で移転を行う内製とPM会社へ委託する外注の選択は、移転の規模や期限、社内リソースの状況に応じて判断します。規模が小さく、調整する業者が限られている場合は、社内担当者による内製で対応できる場合があります。

一方、中大規模の移転や短期間での実施が必要な場合、または社内に専任の担当者を配置できない場合は、知識と実績を持つ外部のPM会社へ委託する方法が適しています。

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オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの具体的な対応領域や業務を解説します。

移転の目的設定

オフィス移転における目的設定は、プロジェクト全体の方向性を定める重要な業務です。自社が抱える課題を洗い出し、移転によって何を解決したいのかを明確化します。

経営戦略との整合性を図り、求める働き方や企業イメージを具体化することで、物件選びやレイアウト設計における一貫した基準を構築します。

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移転計画の作成・進行管理

移転計画の作成と進行管理では、運用開始の目標日から逆算して詳細なスケジュールを策定します。物件選定、内装設計、各種工事、引っ越し作業などの各工程を可視化し、工程ごとの期限を設定します。

関係業者との連絡調整や進捗状況の確認を定期的におこない、遅延が発生した際は速やかに計画を補正して円滑な進行を維持します。

内装工事・原状回復工事の手配

新オフィスの内装・設備工事と旧オフィスの原状回復工事を手配・管理します。レイアウト案の作成やデザインの選定、電気・通信・空調設備などの施工業者への発注調整を実施します。

退去する現オフィスの原状回復義務について賃貸契約書を確認し、ビル管理会社や指定業者と交渉して施工計画を取りまとめます。

各種手続き

オフィス移転に伴う行政機関や取引先への各種届出・手続きの管理も対応範囲に含まれます。法務局、税務署、労働基準監督署、ハローワーク、年金事務所、警察署、消防署などの関係官庁に対して、期日を守って各種届出書類を作成・提出します。金融機関やインフラ契約の変更、名刺や封筒など印刷物の改訂手配も計画的に実施します。

オフィス移転プロジェクトマネジメントの具体的な手順や全体の流れについて詳しく解説します。

オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転における最初のステップは、移転の目的を明確にすることです。現状のオフィスにおける課題や経営戦略上の目標を整理し、何のために移転を行うのかという基準を確立します。

移転の目的を社内で共有して明確にしておくことで、物件選定や内装デザインを決定する際にもブレのない判断が可能になります。

現状の課題を調査・分析する

目的を整理した後は、現オフィスの課題を具体的に調査・分析します。従業員へのアンケート調査やワークスタイル分析、あるいは「従業員サーベイ」を活用して、座席の不足や会議室の稼働状況、インフラ設備への不満といった従業員の本音やリアルなニーズを客観的な数値として可視化し、課題を抽出します。

抽出した課題を客観的に評価することで、新オフィスに必要な面積や設備、求める機能などの条件を明確に導き出せます。

オフィス移転計画を作成する

調査結果をもとに、具体的なオフィス移転計画を作成します。退去予告の時期や新オフィスの運用開始日から逆算し、全体スケジュールと予算計画を策定します。

物件選びの条件整理、設計や施工の依頼先選定、社内プロジェクトチームの体制構築などを計画に組み込み、各工程の担当者と期日を定めることで実行性を高めます。

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各種手続きを行う

移転計画に沿って、法令や契約に基づく各種手続きを進めます。ビルオーナーや管理会社への解約予告通知をはじめ、管轄する官庁への届出書類を作成します。 

税務署や労働基準監督署、年金事務所、消防署などへ期日までに必要書類を提出するほか、取引先への移転案内状送付やインフラ回線の変更手配など、漏れなく順次執り行います。

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旧オフィスの原状回復工事を行う

移転作業完了後は、退去する旧オフィスの原状回復工事を行います。契約が定期借家契約で再契約をしない場合は、一般的に契約満了日の1年前～6カ月前にかけて再契約の打ち合わせが行われるため、そのタイミングで貸主側と退去についての打ち合わせを進めます。
また、退去計画の初期段階であらかじめ貸主へ「居抜き退去」の希望を相談し、承諾を得ることで原状回復工事の費用や工期を大幅に削減できる可能性もあります。

賃貸借契約内容に基づき、ビル管理会社や指定業者と工事範囲やスケジュールの調整を進め、定められた明け渡し期日までに完了させることで、賃料の二重払いなどのリスクを回避して引き渡しを終えます。

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移転後のオフィスを評価する

オフィス運用を開始した後は、移転後の効果や運用状況を評価します。社内アンケートなどを実施して従業員の満足度や働き方の変化、設備の利用状況を測定します。

事前に設定した移転目的の達成度を検証し、生じた新たな課題や運用上の不都合に対して改善策を講じることで、オフィスの価値と生産性を継続的に高めます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント（PM）を外部委託する利点を詳しく解説します。

窓口を一本化し、社内担当者の業務負担を軽減できる

オフィス移転のプロジェクトマネジメント（PM）を外部へ委託する大きなメリットは、社内担当者の業務負担を大幅に削減できる点です。オフィス移転には物件選定や内装設計の調整、各種契約、原状回復工事など膨大な作業が発生します。

PM会社に窓口を一本化して業務を委託することで、社内担当者は通常業務に集中できるようになります。

移転をスムーズに進行できる

PM会社へ外注することで、オフィス移転プロジェクト全体の計画的な進行が可能になります。移転作業には建築、設備、通信、行政手続きなど専門知識を要する工程が数多く含まれます。

豊富な実績を持つPM会社がスケジュールの策定から各専門業者の工程管理までを一括して統括するため、進行の遅延や作業の漏れを防ぎ、期日通りの移転を実現できます。

トラブルやリスクを未然に防げる

プロのPM会社に依頼することで、移転時に生じやすい各種トラブルや潜在的なリスクを未然に回避できます。ビル管理会社との原状回復工事をめぐる認識の違いや、工事スケジュールの遅延、法的な届出の漏れといった問題は、専門知識がないと判断が難しく発生しやすい項目です。専門的な視点で調整を行うことで、未然に紛争やトラブルを防止できます。

トータルコストを最適化できる

プロジェクトマネジメントを外注することは、移転にかかるトータルコストの最適化につながります。専門知識を持つPM会社が各種業者の見積内容や提示金額の妥当性を精査するため、不当な費用の発生や重複発注を防げます。

適切な発注管理とスケジュール管理が徹底される結果、無駄な予算の削減と工期延長による追加コストの発生を抑制できます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメント（PM）を委託する際の選定ポイントを解説します。

相手先の会社に依頼できる業務の範囲

オフィス移転の外注先を選定する際は、相手先の会社に依頼できる業務の範囲を事前に確認することが重要です。PM会社によって、企画立案から工事の手配、各種手続き、アフターフォローまで一貫して対応できる範囲は異なります。

自社が求めるサポート内容と委託可能な領域を照らし合わせ、不足なく対応できる企業を選定することが大切です。

オフィス移転の実績

外注先の選定では、これまでのオフィス移転の実績やノウハウの豊富さを確認する必要があります。自社と同等以上のオフィス規模や同業種での移転実績がある会社を選ぶと、特有の課題に対する円滑な対応が期待できます。

具体的な施工事例や過去のトラブル対応実績などを確認することで、信頼性の高いパートナーを見極められます。

発生するコスト

オフィス移転のPM会社を選ぶ際は、発生するコストの透明性と妥当性を検証することが重要です。提示された見積書の内訳や費用体系を細かく確認し、追加費用が発生する条件についても事前に把握しておきます。

複数の会社から見積もりを取得して比較検討することで、適正価格で高品質なサービスを提供する依頼先を判断できます。

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM）は、計画立案から施工管理、各種手続き、移転後の評価までを統括し、プロジェクトを円滑に進める役割を果たします。専門知識を持つPM会社に外部委託することで、社内担当者の業務負担を大幅に軽減できるほか、スケジュールの遅延や施工トラブルなどのリスクを低減できます。

委託先を選定する際は、対応可能な業務範囲や過去の移転実績、発生費用を比較検討することが重要です。自社の課題や移転規模に合わせた最適なパートナーを選び、オフィス移転を円滑に成功させましょう。

清和ビジネスでは、オフィス移転に関する企画・物件探しから、レイアウト設計、ICT環境の構築、内装工事、移転後のフォローまで、一社完結のプロジェクトマネジメント（PM）でご提案しています。65年以上にわたり培った豊富なノウハウと実績を活かし、理想のオフィスづくりをトータルで支援します。オフィス移転を検討する際に、ぜひご相談ください。