オフィス移転準備ガイド｜期間や届出・進め方のポイントを解説

自社のオフィス移転に携わることとなったものの、準備をどのように始めればよいか分からず悩んでいる人もいるでしょう。オフィス移転を円滑に完了させるには必要な期間や全体の流れ、多岐にわたる行政機関への届出について正しく把握することが重要です。

本記事では、移転準備のスケジュールや進め方のポイントを詳しく解説します。

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オフィス移転準備を円滑に進めるには、全体の流れと工程ごとの適切な時期を把握することが重要です。オフィス移転の手続きや実務は非常に多岐にわたるため、大まかなスケジュールをあらかじめ設計しておくことでタスク漏れを防げます。

以下でスケジュールや流れについて、詳しく解説します。

目的・役割を定めてプロジェクトを結成

オフィス移転の準備を始めるにあたり、まずは移転の目的を明確にします。「人員増加への対応」や「コスト削減」など、具体的なゴールを設定しましょう。同時に、社内から各担当者を募りプロジェクトチームを結成します。リーダーや各メンバーの役割分担をあらかじめ決めておくことで、その後の実務が円滑に進みます。

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旧オフィスの解約手続き

一般的な普通賃貸借契約においては、退去日の6カ月前までに解約予告を行う義務が定められているケースが多いです。

また、契約が定期借家契約で再契約をしない場合は、一般的に契約満了日の1年前～6カ月前にかけて再契約の打ち合わせが行われるため、そのタイミングで貸主側と退去についての打ち合わせを進めます。

解約予告や貸主側との調整が遅れると、移転後も旧オフィスの賃料を支払い続ける「二重家賃」が発生する恐れがあります。契約書の内容を早期に確認し、期限までに必要な手続きを完了しましょう。 

新オフィスと業者の選定

明確にした移転目的や予算、従業員の希望などの条件をもとに、新しいオフィスの物件を選定します。あわせて、オフィスのデザインや内装工事、インフラ構築、引越し作業を依頼する専門業者の選定も開始します。複数の業者から相見積もりを取り、提案内容や費用、実績を比較検討して自社に最適なパートナーを選びましょう。

業務環境を意識したオフィスレイアウトの設計

新しいオフィスのレイアウトは、従業員の働きやすさや業務効率を大きく左右します。経営課題の解決や、コミュニケーションの活性化につながる動線を意識して設計を進めましょう。必要なデスクの配置や会議室の数、求められるリフレッシュスペースの設置などを専門業者と細かく調整し、自社の業務に最適な空間を作り上げることが重要です。

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引越しに備え荷造りと不用品の処分

引越し作業をスムーズに進めるため、計画的な荷造りと不用品の処分を行います。社内の書類や備品を整理し、新オフィスに持っていくものと廃棄するものを明確に分別しましょう。大型のオフィス家具や家電などの不用品は、産業廃棄物として適切な手続きを経たうえで処分する必要があるため、時間的な余裕を持った手配が不可欠です。 

旧オフィスの原状回復

退去する旧オフィスは、賃貸借契約に基づいて、入居前の状態に戻す原状回復工事を行う義務があります。原状回復の工事範囲や指定業者の有無は契約内容によって異なるため、事前の確認が必要です。解約日までにすべての工事を完了させる必要があるため、あらかじめ引越し後のスケジュールを逆算して確実に手配を進めましょう。

社内周知の実施

オフィス移転を円滑に進めるには、従業員への丁寧な社内周知が欠かせません。移転の目的や新オフィスの所在地、引越しの具体的なスケジュール、各自で行う荷造りの手順などを明確に伝えましょう。早期に情報を共有しておくことで全社が一丸となり、かつ時間の余裕を持って移転準備に取り組むことができ、通常業務への影響も最小限に抑えられます。

アフターフォローの実施・対応

新オフィスへの引越しが完了して業務を開始した後は、運用の評価とアフターフォローを行います。実際に新しい環境で働いてみると、事前の計画では気づかなかったレイアウトの使いにくさや、通信設備の不具合などの課題が生じることがあります。従業員の意見を定期的に吸い上げ、速やかに改善対応を進めましょう。

オフィス移転を完了させるために必要な期間は、約6カ月から1年とされています。入居している旧オフィスの解約予告期間が6カ月前と定められているケースが多く、新オフィスの選定や内装設計、インフラ工事などにも多くの時間を要するためです。

実際の期間は、プロジェクトの規模や内容によって異なります。特に規模の大きな移転や新築ビルへ移転する場合は、1年以上の期間が必要になるケースも少なくありません。また、昨今の物価高騰にともない、建設資材の調達や工事の調整に想定以上の期間を要するケースも増えています。

そのため、スケジュール感はあくまでも目安とし、早めに各工程の進捗状況を確認しながら、余裕をもって移転プロジェクトを進めることが大切です。

新オフィスへの郵便物を転送してもらうため、郵便局へ「転居届」を提出します。手続きを行って実際に転送が開始されるまでには1週間程度を要するため、移転日の前までに余裕を持って届けを出しましょう。

消防署

新オフィス管轄の消防署へ「防火対象物使用開始届出書」などを提出します。内装工事を開始する前や入居する前など、手続きの期限が内容ごとに細かく定められているため、事前の確認と計画的な提出が求められます。

法務局

本店や支店の住所が変わるため、法務局で「本店移転登記」または「支店移転登記」の手続きを行います。移転日から2週間以内という法的な提出期限が定められているため、移転後は速やかに書類を提出しましょう。

税務署

国税に関する変更手続きとして、税務署へ「異動届出書」や「給与支払事務所等の移転届出書」などを提出します。「異動届出書」は遅滞なく移転後速やかに、「給与支払事務所等の移転届出書」は移転後1カ月以内に、それぞれ移転後の管轄税務署へ提出してください。なお、税制改正により移転前の管轄税務署への提出は原則不要となりました。

年金事務所

社会保険の手続きとして、年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称・所在地変更届」を提出します。事実の発生から5日以内という非常に短い提出期限が定められているため、事前の準備が不可欠です。

労働基準監督署

労災保険に関する手続きとして、労働基準監督署へ「労働保険適用事業所名称・所在地変更届」を提出します。移転した日の翌日から起算して10日以内という期限があるため、漏れのないように手続きを進めましょう。

ハローワーク

雇用保険に関する手続きとして、公共職業安定所（ハローワーク）へ「雇用保険事業主事業所名称・所在地変更届」を提出します。移転した日の翌日から起算して10日以内が期限となるため、こちらも早めの対応が必要です。

都道府県税事務所

地方税に関する変更手続きとして、管轄の都道府県税事務所へ「事業所移転届出書」を提出します。自治体によって提出期限が「移転後速やかに」や「10日以内」などと異なるため、事前に確認して届けを提出しましょう。

オフィス移転準備を円滑に進めるためには、押さえておくべきポイントがあります。具体的に解説します。

連携を重視しプロジェクトチームを編成する

オフィス移転を進める際は、部署間の連携を意識したプロジェクトチームを編成することが望ましいでしょう。総務や人事、ITインフラ、財務など各分野の担当者が集まることで、多角的な視点から課題を洗い出すことができます。社内の意思疎通が円滑になり、移転に伴う業務の遅延を防げます。

準備は早めに進め、スケジュールに余裕を持つ

オフィス移転には多くの工程が重なるため、準備はおよそ6カ月～1年前など早期に開始します。余裕を持った進行計画を立てることで、物件選定の難航や工事の遅延といった不測の事態が生じたときでも臨機応変に対応できます。短い期間での無理な進行を避け、確実な移転を目指しましょう。

実際の期間は、プロジェクトの規模や内容によって異なります。特に規模の大きな移転や新築ビルへ移転する場合は、1年以上の期間が必要になるケースもあるため、スケジュール感はあくまでも目安とし、早めに各工程の進捗状況を確認しながら、余裕をもって移転プロジェクトを進めることが大切です。

チェックリストを活用しタスク漏れを防ぐ

多岐にわたる移転実務を確実にこなすため、チェックリストの活用を推奨します。物件契約から内装の打ち合わせ、行政機関への届出、荷造りの手順まで、すべてのタスクと期限、担当者を可視化しましょう。進捗状況をチーム全体で常に共有しておくことで、手続きの漏れを未然に防げます。

アウトソーシングを活用する

社内のリソースだけですべての移転業務を行うのは難しいため、アウトソーシングを有効に活用しましょう。オフィス移転の専門会社やコンサルタントに計画立案から施工管理までを委託することで、自社担当者の負担が軽減します。プロの知見を得ることで、高品質なオフィス環境が整えられます。

オフィス移転を滞りなく進めるには十分な準備期間を確保し、逆算した計画を立てることが重要です。プロジェクトチームを結成して社内の連携を強化し、順序立てて進めましょう。

また、法務局や税務署、消防署などの行政機関への届出は期限が定められているため、事前の確認が不可欠です。専門業者へのアウトソーシングも有効に活用し、新しいオフィス環境を構築しましょう。

清和ビジネスでは、これまでの豊富な実績をもとに、企業の課題解決に向けたオフィスデザインやレイアウト設計から、内装・通信・設備工事までワンストップでサポートしています。

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