オフィス移転の総務タスクとは？準備を円滑に進めるポイントを解説

オフィス移転に伴う総務タスクは多岐にわたり、事前の計画立てと準備が不可欠です。

本記事では、総務が担当する主要タスクから事前準備の手順、円滑に進めるための具体的なポイントまで詳しく解説します。移転業務の全体像を把握し、効率的なオフィス移転を実現するための参考にしてください。

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オフィス移転において総務部門が担当する業務は、計画立案から施工、各種手続きまで多岐にわたります。プロジェクト全体の進行管理を担うため、各フェーズで発生するタスクを正しく把握することが重要です。

移転計画を策定する

移転の目的を明確にし、具体的なスケジュールや予算の基本計画を立案します。全社的な方向性を揃えるため、新オフィスに求める条件や移転時期を定義します。プロジェクトの骨組みを固めることで、以降の業務推進や業者選定をスムーズに進められます。

オフィスレイアウト・内装を検討する

従業員の働きやすさや業務効率を高めるため、新オフィスのゾーニングや動線を計画します。たとえば、業務内容や気分に合わせて働く場所を自律的に選択できる「ABW」や、コミュニケーションを活性化する「対向式4人島型レイアウト」の導入などが効果的です。

さらに、近年注目される「Well-being」の視点を取り入れ、自社のブランドイメージに合った内装デザインを検討します。関係部署の意見を取り入れながら、機能性とデザイン性を両立させます。

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オフィス家具・設備・備品を選定・手配する

新オフィスで必要となるデスク、チェアなどの家具や、OA機器・什器を選定して購入またはレンタル手配を行います。既存物品の再利用と廃棄処分を整理し、移転日程に合わせて搬入スケジュールを調整します。適切な設備手配により業務の停滞を防ぎます。

社内外への各種手続きを行う

移転に伴う法的な届出や取引先への通知手続きを計画的に実施します。官公庁への提出書類作成、郵便物の転送手続き、名刺や封筒など印刷物の改訂手配を進めます。トラブルを防ぐため、提出期限や通知タイミングを事前にリスト化して管理します。

オフィス移転を円滑に進行させるためには、プロジェクト初期における事前準備が重要となります。初期段階で体制や予算を明確にし、計画的に業者選定を進めることが成功の助けになります。

移転体制・担当者を決める

社内の各部門から担当者を選定し、責任者と役割分担を明確にしたプロジェクトチームを発足させます。総務部門だけでなく、IT・システム部門や経理部門、人事部門などの代表者を加えることで、多角的な視野で検討を進められます。定期的な会議を設置し、進捗状況を共有する体制を整えます。

スケジュールを作成する

移転希望日の約6ヶ月から1年前を目安に、逆算した全体スケジュールを策定します。ただし、実際のスケジュールは、プロジェクトの規模や内容によって異なります。規模の大きな移転や新築ビルへ移転する場合は、1年以上の期間が必要になるケースもあるため、スケジュール感はあくまでも目安とし、余裕をもって移転プロジェクトを進めることが大切です。

物件契約、レイアウト決定、工事期間、搬入作業、各種届出などの工程を細かく切り出し、各タスクの期日を設定することで、予期せぬトラブルが発生した際にも迅速に対応できます。

移転費用・予算を把握する

新オフィスの敷金や内装工事費、家具・備品の購入費、引っ越し作業費、旧オフィスの原状回復費など、必要な費用項目を網羅的に洗い出します。概算の見積もりを取得し、社内予算の上限と照らし合わせて調整を行います。追加費用が発生する可能性も考慮し、予備費を計上しておくことが適切です。

業者の選定・打ち合わせを進める

デザイン会社、内装工事会社、通信インフラ事業者、引っ越し業者などの選定を開始します。複数の業者から相見積もりを取得して、提案内容や価格、対応実績を比較検討します。自社の要件に適した信頼できるパートナーを選び、現地調査や密な打ち合わせを行って認識の齟齬を防ぎます。

オフィス移転では多数のタスクが並行して進行するため、事前の準備や円滑な情報共有が不可欠です。計画通りに作業を進めるための具体的なポイントを解説します。

タスク管理表・チェックリスト・社内向けマニュアルを作成する

移転作業全体の可視化を図るため、タスク管理表やチェックリストを作成します。誰が・何を・いつまでに実施するかを一覧化し、進捗状況をリアルタイムで追跡します。すべて自社で作成するのは負担が大きいため、清和ビジネスが無料で提供している時系列の「オフィス移転チェックリスト」や「オフィス移転マニュアル」をご活用ください。

また、社内向けマニュアルを整備して従業員へ事前配布することで、荷造りや不用品の破棄作業における混乱を防ぎます。

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関係部署と連携する

総務部門単独での推進ではなく、社内の各部署と密な連携を図ります。IT部門とはネットワークの移行手続き、経理部門とは支払いや予算の管理、人事部門とは労務管理や就業規則の変更に伴う各種調整を進めます。各部門の代表者と定期的に情報交換を行い、漏れや遅延の発生を防ぎます。

移転後のフォロー体制を整える

移転完了後も、新オフィスでの業務が定着するまで手厚いサポートを実施します。機器の接続不具合や設備の不備、レイアウトに関する従業員からの問い合わせを受け付けるヘルプデスクを設置します。初期に発生した問題を迅速に解消することで、業務効率の低下を防ぎ働きやすい環境を確立します。

ICT・通信・電気などインフラ環境を事前に整備する

業務の継続性を保つため、インターネット回線や電話回線、電源設備などのインフラ構築を計画的に行います。回線工事は手配から開通まで月数を要することがあるため、早期に回線事業者との打ち合わせを完了させます。移転当日に通信障害が生じないよう、事前テストも確実に実施します。

社内への周知・情報共有を徹底する

移転の目的やスケジュール、各自の作業工程について全従業員への周知を徹底します。説明会の開催や社内ポータルサイトへの掲載を通じ、最新の移転情報を提示します。各自が実施すべき作業や期日を正確に把握させることで、組織一体となったスムーズな移転を実現します。

原状回復工事と解約の手続きを計画的に進める

新オフィスへの移転時期や、現オフィスの退去時期を考慮し、早期から計画的に原状回復工事の調整を進めます。オフィスの明け渡し期日までに工事を確実に完了させ、旧オフィスと新オフィスの賃料が重複する「二重家賃」の期間を最小限に抑えるためには、退去時期を見据えてビル管理会社やオーナー側と工事の範囲、費用、スケジュールの協議を開始することが大切です。

また、退去計画を立てる初期段階で、あらかじめ貸主や管理会社に「居抜き退去」の希望を相談しておく手法も効果的です。承諾を得て後継テナントを決定できれば、原状回復工事の手間や費用を大幅に削減できるため、自社にとって最適な退去プロセスを選択できるようスケジュールを連動させて調整しましょう。

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オフィス移転は多岐にわたる複雑なタスクを伴うため、自社のみで対応を進めることには限界が生じる場合があります。ノウハウを持った専門会社へ相談することにより、スムーズな移転を実現できます。

専門会社へ依頼するメリット

オフィス移転の専門会社へ依頼することで、業務負担を大幅に削減できます。計画段階のコンサルティングから物件選定、オフィスデザイン・レイアウト設計、各種内装・通信・設備工事、引き渡し後のアフターフォローまで、一連の工程をプロジェクトとしてワンストップで管理できる専門業者に委託することがおすすめです。専門的な知識に基づく最適なプラン提示により、不必要な費用の発生を抑制しスケジュールの遅延を防ぎます。

専門会社を選ぶ際のポイント

自社の移転目的や要望に合致した実績を有する会社を選択することが不可欠です。複数社から見積もりや提案を取り寄せ、価格の適正さだけでなく対応の迅速さや提案力を比較します。アフターフォローの体制が整っているか確認し、移転後も継続して相談できるパートナーを選ぶことが求められます。

オフィス移転は、移転計画の策定からレイアウト構築、資材手配、社内外における各種手続きまで多岐にわたる作業が存在します。事前の準備段階において移転体制の構築やスケジュール管理、費用試算を計画的に実行することが重要です。

あわせてタスク管理表やマニュアルの活用、関係部署とのスムーズな情報連携、通信インフラ環境の事前整備を徹底することでトラブルを最小限に抑えられます。自社のリソースのみで対応することが難しい場合は、一括対応が可能な専門会社への依頼や相談を並行して推進することにより、安全で円滑なオフィス移転を実現できます。

清和ビジネスでは、オフィス移転に関する企画・物件探しから、レイアウト設計、ICT環境の構築、内装工事、移転後のフォローまで、ワンストップでサポートしています。65年以上にわたり培った豊富な経験とノウハウをもとに、課題に合わせた最適なオフィスづくりを提案します。

オフィス移転に伴う社内調整や各種手続きなど、総務担当者の負担となる業務についても、専門的な知見を活かして支援します。オフィス移転の総務タスクのサポートにも対応していますので、ぜひご相談ください。