オフィス移転をする際のチェックリスト｜約6カ月前から移転後まで解説

オフィス移転を円滑に進めるためには、時期ごとのタスクを網羅した計画的な進行が重要になります。解約予告の提出や内装工事、行政手続きなど、対応すべき業務が多岐にわたるためです。この記事では、約6カ月前から移転後までに必要な作業をチェックリスト形式で分かりやすく解説します。

本記事で提示している時系列はあくまで一例であり、実際の期間はプロジェクトの規模や内容によって異なります。スケジュール感は目安とし、移転プロジェクトを効率的に進めるための参考としてください。

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オフィス移転を円滑に進めるためには、全体のスケジュールをあらかじめ把握することが重要です。オフィス移転には解約予告や各種工事の手配など、数カ月前から着手しなければならないタスクが多岐にわたるためです。

一般的に移転の6カ月前からプロジェクトを始動し、段階的に物件の選定や内装の設計を進めていきます。全体の流れを可視化して計画的に取り組むことが、予定通りの移転を実現するための基本です。なお、本記事で提示する時系列はあくまで一例であり、実際の期間はプロジェクトの規模や内容によって変動するため、状況に合わせて柔軟に調整してください。

オフィス移転をする際は、移転前の1年〜6カ月の期間が重要です。

オフィス移転プロジェクトを始動する

オフィス移転を円滑に進めるために、まずはプロジェクトチームを始動します。移転に伴う業務は多岐にわたり、通常業務と並行して進めるためには組織的な対応が必要になるためです。社内から各部署の担当者を募り、役割分担を明確にして責任者を決定します。のちの業務を円滑に進めるためには、早期に体制を整える必要があります。

移転までのスケジュールを作成する

オフィス移転を完了させるために、移転までの詳細なスケジュールを作成します。解約予告の提出や内装工事など、期限が決まっているタスクを計画的に管理する必要があるためです。

例えば、移転予定日から逆算して、いつまでにどの作業を完了させるべきかをガントチャートなどにまとめます。本記事で提示する時系列はあくまで一例であり、必要な期間はプロジェクトによって変動します。そのため、自社の状況を考慮して全体のスケジュールを明確に定義することが大切です。

現在のオフィスの課題を整理する

オフィス移転による効果を最大化するために、現在のオフィスが抱える課題を整理します。明確な課題がないまま移転を進めてしまうと、新しいオフィスでも同様の問題が発生するおそれがあるためです。

まずは、従業員へのアンケートやヒアリングを実施し、会議室の不足や座席の配置、通信環境の不満といった具体的な問題点を洗い出します。近年では、多様な働き方を実現する「ABW」の導入や、従業員の健康や幸福を促進する「Well-being（ウェルビーイング）」を移転の目的に据えるケースも増えています。自社の現状を正確に把握し、解決すべき課題と移転の目的を明確にすることは、最適な移転先の条件を決定するために必要です。

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移転先のオフィスを検討する

自社に最適な移転先のオフィスを決定するために、複数の物件を比較して検討します。立地や面積、周辺環境といった要素が、従業員の働きやすさや企業の生産性に直接影響を与えるためです。

 事前に整理した課題や予算をもとに候補となる物件を絞り込み、実際に現地を訪問して周辺の利便性や設備を確認します。移転後の業務を円滑に行うためには、条件に合った物件を慎重に選定することが大切です。なお、移転先の検討は、現オフィスの解約予告前から計画的に進めておく必要があります。

 現在のオフィスの解約予告をする

移転先のオフィスが決定したら、現在のオフィスの解約予告を早期に行います。多くのオフィスビルでは解約の6カ月前までに書面で通知することが契約で定められているためです。

 現在の賃貸借契約書を見直して解約予告の期限を確認し、期日までに管理会社やビルオーナーへ解約予告通知書を提出します。提出のタイミングが遅れると不要な賃料が発生することになるため、迅速な対応が必要です。

依頼する業者を選定する

オフィス移転を円滑に完了させるために、信頼できる専門業者を早期に選定します。オフィスの引っ越しにはオフィス家具の搬出だけでなく、内装のデザインや通信インフラの構築など専門的な知識が必要になるためです。 

複数の業者から見積もりを取得して費用や対応範囲を比較し、自社の要望に最も合致する会社を決定します。特に、レイアウト設計、各種工事、その後のアフターフォローまで、一連の工程をプロジェクトとしてワンストップでマネジメント（PM）できる業者を選ぶと、担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

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原状回復の条件・費用を確認する

オフィス移転をする際は、現在のオフィスの原状回復に関する条件と費用を事前に確認します。退去時に求められる原状回復の範囲や指定業者の有無によって、必要となる費用や工期が大きく変動するためです。

 入居時の賃貸借契約書を入念に確認し、管理会社やビルオーナーへ見積もりを依頼して内容を精査します。予算計画を正しく立てるためには、トラブル防止の観点から条件を明確に把握することが必要です。

オフィス移転を具体化するために、移転前5カ月〜3カ月頃に必要な作業を行います。

オフィスレイアウトを設計する

業務の効率を高めるために、新しいオフィスのレイアウトを設計します。座席の配置や動線の設計が不適切であると、従業員同士のコミュニケーションや作業効率が低下するためです。

まずは、事前に整理した課題をもとに必要な会議室の数や共有スペースを配置し、業務が円滑に行える動線を決定します。その際、建築基準法・労働安全衛生法・消防法に基づく「基準寸法」を守って通路幅やデスク間の幅を設計することで、通常時の働きやすさだけでなく、非常時のスムーズな避難が可能になります。快適な環境づくりには、自社の働き方に適したレイアウトの計画が重要です。

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内装デザインを決定する

新しいオフィスの内装デザインを具体的に決定します。オフィスのデザインは企業のブランドイメージを表現し、従業員のモチベーション向上につながるためです。

例えば、自社のコーポレートカラーを取り入れたり、リフレッシュスペースに温かみのある素材を採用したりして、コンセプトに沿った意匠を固めます。企業の魅力を高める環境を作るためには、全体の雰囲気を統一することが大切です。

家具・什器・OA機器を準備する

業務環境を整えるために、新しいオフィスで使用する家具や什器、OA機器を準備します。適切な機器や家具の選定が、従業員の疲労軽減や業務の効率化に直接つながるためです。

既存のオフィス家具から再利用できるものを洗い出し、不足するデスクや椅子、コピー機などを専門業者へ新規に発注します。移転後すぐに業務を開始するためには、必要な設備を漏れなく手配する必要があります。

業者との打ち合わせを実施する

オフィス移転の作業を計画通りに進めるために、選定した専門業者との打ち合わせを定期的に実施します。内装の仕様や引っ越しの手順について認識の齟齬があると、工事の遅延や追加費用の発生につながるためです。

そのため、レイアウト図面や工程表をもとに、各作業の担当範囲やスケジュールを細かく確認が必要です。業者と密に連携を取りながら詳細を決定することが、トラブル防止の基本です。

各種工事を手配する

新しいオフィスで予定通りに業務を開始するために、各種工事を早期に手配します。電気工事やパーテーションの設置、特に光回線などの通信インフラ工事は、時期によって着工までに数カ月を要する場合があるためです。

レイアウトの確定後すぐに専門業者へ連絡し、配線や設備工事の施工日時を確定させます。事業を遅滞なく継続するためには、移転日に合わせた計画的な手配が必要です。

オフィス移転を円滑に完了させるために、移転前2カ月〜1カ月頃に必要な準備を行います。

取引先へ移転の挨拶を行う

関係各社との良好な関係を維持するために、取引先へオフィス移転の挨拶を行います。移転に伴い住所や電話番号が変更になるため、事前に通知をしないと業務上の連絡に支障をきたすおそれがあるためです。

移転の1カ月前を目安に挨拶状の送付や電子メールでの案内を行い、必要に応じて直接訪問して伝えます。移転後も変わらずに取引を継続するためには、丁寧な案内を早期に行う必要があります。

社内への周知を徹底する

オフィス移転に際して、従業員への周知を徹底します。引っ越しの手順や私物の梱包方法について正確に伝達できていないと、当日の作業に遅れが生じるためです。

例えば、荷造りのマニュアルを作成して社内で共有し、各自の担当範囲やスケジュールを明確に説明します。混乱を防ぎ予定通りに移転を完了させるためには、全社で情報を共有して準備を進めることが大切です。

オフィス移転を滞りなく完了させるために、移転に向けた最終的な準備を行います。

搬出・搬入作業に立ち会う

荷物の紛失や破損を防ぐために、移転当日は搬出と搬入の作業に必ず立ち会います。事前に計画したレイアウト通りに什器が配置されているか、現場で指示を出す必要があるためです。

プロジェクトの担当者が旧オフィスと新オフィスの双方に分かれて配置につき、業者の作業状況を確認します。現場で的確な指示を出すことは、当日の作業を予定時間内に終わらせるためのポイントです。

原状回復後の物件を引き渡す

旧オフィスの退去手続きを完了させるために、原状回復後の物件を引き渡します。契約で定められた期日までに原状回復工事を終えて明け渡しを行わないと、遅延損害金や余分な賃料が発生するためです。

オーナーや管理会社の立ち会いのもとで室内の状態を確認し、鍵の返却を行います。退去時のトラブルを防ぐためには、引き渡しの手続きを期日通りに完了させることが重要です。

ホームページに移転情報を掲載する

企業の信用を維持するために、ホームページに移転情報を速やかに掲載します。Webサイト上の情報が古いまま放置されていると、来社される取引先や関係各所が迷ってしまうためです。

例えば、移転日や新しい住所、電話番号、新しいオフィスへのアクセス方法をまとめた案内ページを事前に用意し、指定の日時に合わせて公開します。正確な情報を速やかに発信することは、混乱防止につながります。

オフィス移転の完了後も、事業を円滑に継続するための重要な手続きを行います。

口座・クレジットカード情報を更新する

各種支払いを滞りなく行うために、銀行口座やクレジットカードの登録情報を更新します。移転に伴い会社の住所が変更されるため、登録情報を変更しないと請求書や重要な通知が届かなくなるおそれがあるためです。

利用している金融機関やクレジットカード会社のWebサイト、または窓口で住所変更の手続きを行います。支払いの遅延を防ぐために速やかに更新することは、移転後の業務を円滑に進めるための基本です。

関係各所へ必要な届出を行う

オフィス移転を法的に完了させるために、関係各所へ必要な届出を行います。移転後は法律によって定められた期限内に、法務局や税務署、労働基準監督署などへ変更の手続きを行う義務があるためです。

移転に関する届出は複数あり、機関ごとに提出期限が異なります。主な届出と提出期限の目安は以下の通りです。

各機関への書類は移転の登記後、または登記と並行して提出を進めます。手続きの抜け漏れを防ぐためにも、事前に必要書類や期限を正確に確認しておきましょう。企業の社会的信用を維持するためにも、期限を厳守し正確に手続きを行うことが大切です。

オフィス移転を円滑に完了させるために、スケジュールに沿って計画的に準備を進めることが重要です。解約予告の提出や各種工事の手配、行政への届出など、時期ごとに対応すべきタスクが多岐にわたるためです。

約1年〜6カ月前からの課題整理に始まり、レイアウト設計、各種工事の手配、取引先への挨拶、当日の立ち会い、移転後の登記変更までを段階的に実施します。チェックリストを活用して各工程のタスクを漏れなく実施することが、移転を円滑に進める上で大切です。

清和ビジネスでは、これまでの豊富な実績をもとに、企業の課題解決に向けたオフィスデザインやレイアウト設計から、内装・通信・設備工事までワンストップでサポートしています。実際の働き方改革を体感いただけるオフィスツアー（東京本社・大阪支店・福岡支店）も実施しておりますので、オフィスの移転やリニューアルをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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