オフィス移転の手順を6つのステップで解説！移転までの流れとは？

オフィス移転の手順や必要な準備、スケジュール調整にお悩みではありませんか？

本記事では、移転の計画立案から物件選定、工事手配、移転後の手続きまで、オフィス移転に必要な6つのステップで分かりやすく解説します。全体像を整理することで業務の停滞を防ぎ、円滑なオフィス移転を実現しましょう。

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オフィス移転は、計画の立案から移転後の手続きまで多岐にわたる工程が存在します。全体の流れは、基本的には以下の通りです。

1.移転計画の立案（組織編成・予算設定）
2.物件選定と解約通知（条件確認・内見）
3.プラン作成（レイアウト・機器手配）
4.各種工事の手配（内装・インフラ）
5.移転準備（業者選定・荷造り・手続き）
6.移転実施（搬出入・引き渡し）

円滑なオフィス移転を実現するためには、各工程のタスクを整理し、スケジュールに沿って進めることが大切です。

オフィス移転を滞りなく進行させるためには、最初のフェーズである移転計画立案の精度を高める必要があります。

移転プロジェクトを立ち上げる

はじめに、社内の各部署から担当者を募り、専任のプロジェクトチームを立ち上げます。総務やIT、経理、広報といった多様な部門からメンバーをアサインし、それぞれの役割と責任の範囲を明確に定めましょう。推進体制を早期に確立させることで、通常業務の停滞を防ぎ、意思決定の速度を向上させます。 

現オフィス・事務所の課題を洗い出し、目的を明確化する

現オフィスの抱える問題点や従業員の不満を徹底的に抽出します。オフィスの手狭さや立地条件、賃料コスト、ハイブリッドワークへの対応といった各種の課題を整理したうえで、移転によって解決したい目的を明確にしましょう。
このとき、従業員へのアンケートだけでなく「従業員サーベイ」を活用して、座席の不足や会議室の稼働状況、インフラ環境への不満など、従業員一人ひとりのリアルなニーズを客観的な数値として可視化することが非常に有効です。ぶれない軸を設定することで、その後の物件選びやレイアウト設計における明確な判断基準が確立されます。

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移転のスケジュールを作成する

移転完了の目標期日から逆算して詳細なスケジュールを作成します。一般的なオフィス移転では、計画開始から完了までに6カ月から1年程度の期間が必要です。ただし、規模の大きな移転や新築ビルへ移転する場合は、1年以上の期間が必要になるケースもあるため、スケジュール感はあくまでも目安とし、余裕をもって移転プロジェクトを進めることが大切です。

物件の選定や解約予告、各種工事の手配、引っ越し準備などの工程を細かくタスク化し、不測の事態にも対応できる十分な猶予を持たせた計画を立てることで、スケジュールの遅延リスクを低減させます。

予算を決める

オフィス移転に必要となる全費用を試算し、適正な全体予算を策定します。 

オフィス移転に必要な費用には、移転先物件の敷金や礼金、内装・インフラの工事費、家具や機器の購入費、引っ越し費用のほか、現オフィスの原状回復費が含まれます。予期せぬ追加費用への対策として予備費も計上し、計画的な資金準備を行うことが重要です。

プロジェクト計画を立案したあとは、自社の希望に合う移転先のオフィス・事務所を選定するフェーズへ移行します。

移転先の条件を設定する

希望する立地やエリア、面積や賃料など、移転先のオフィスに求める条件を設定します。条件に優先順位を設けて整理することで、自社に適した物件を絞り込みやすくなります。 

従業員の通勤やお客様の来社における利便性を考慮しつつ、1人あたりの推奨面積から最適な広さを算出しましょう。あわせて、ビル側のセキュリティ体制や耐震構造、電気容量、会議室といった設備の充実度も確認します。 

物件を比較検討し、内見する

不動産仲介業者へ相談し、条件に合う物件を比較しましょう。

良い物件が見つかったら実際に現地へ足を運んで内見を行い、周辺の環境や天井の高さ、採光、エレベーターの設置台数などを細かく確認します。図面上のデータだけでは把握できない実際の雰囲気や業務上の動線、大型荷物の搬入経路を事前に確かめる作業が欠かせません。 

現オフィス・事務所の解約を通知する

移転先のめどが立った段階で、現在入居しているオフィス・事務所のビルオーナーや管理会社へ解約予告を通知します。一般的に事業用物件では退去日の6カ月前までに解約を申し出る契約が多く見られます。

なお、契約が定期借家契約で再契約をしない場合は、一般的に契約満了日の1年前～6カ月前にかけて再契約の打ち合わせが行われるため、そのタイミングで貸主側と退去についての打ち合わせを進めます。また、解約予告を正式に提出する前に、あらかじめ貸主や管理会社へ「居抜き退去」の希望を相談し、承諾を得ることで、原状回復工事にかかる工期や費用を大幅に削減できる可能性もあります。

現在の契約書に記載されている解約予告期間や原状回復に関する特約条項をあらかじめ詳細に確認し、期日に遅れないよう手続きを進めましょう。

引っ越し先の物件の構造や広さ、自社が目指す働き方に合わせて、最適なオフィスプランを作成する段階へ進みます。

オフィスのレイアウトやデザインを検討する

オフィスのレイアウトやデザインを具体的に検討します。部署間のスムーズな連携を促進する動線の確保をはじめ、執務スペースや会議室、リフレッシュエリアなどの適正な配置を明確にすることが大切です。

Web会議に対応する専用ブースの設置やフリーアドレスの導入など、自社の多様な働き方に適合する空間構造を整えると、従業員の業務効率向上や社内コミュニケーションの活性化につなげることが可能となります。

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オフィス家具や機器などを手配する

決定したレイアウトに基づき、必要となるオフィス家具やOA機器、ネットワーク機器などを手配します。このとき、既存の備品を継続利用するか、新規で調達するかを明確にしましょう。 

特注品や海外製の機器などは発注から納品までに数カ月を要する場合があるため、移転日に合わせた配送スケジュールを確認し、余裕をもって発注手続きを進めます。

オフィスプランや購入物品の決定後、新オフィスの内装工事や設備工事を手配します。新オフィスの施工にあたっては、ビルの所有者が施工業者を指定するA工事およびB工事と、入居企業が施工業者を自由に選定できるC工事が存在します。それぞれの工事区分に応じて見積もりを取得の上、着工から竣工までの具体的なスケジュール調整を計画的に進めることが求められます。

これらの工事区分ごとに複数の施工業者と個別に対処し、複雑な交渉や、着工から竣工までのタイトなスケジュール調整、価格交渉を一元管理することは非常に大きな負担となります。そのため、計画段階のコンサルティングから設計、各種工事、引き渡しまでをワンストップで一元管理できる「プロジェクトマネジメント（PM）」を専門会社に依頼することもおすすめです。

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各種工事の手配を完了させたあとは、新オフィスへの引っ越しに向けて準備を進めていきます。

従業員に周知する

社内の全従業員に対して、移転日や新オフィスの所在地、全体スケジュールを速やかに共有します。あわせてマニュアルやガイドラインを作成・配布し、各自が実施すべき準備作業や梱包手順を周知しましょう。

事前に十分な情報共有を行うことで業務上の混乱や過度な負担を防ぎ、組織全体での円滑な移行を達成することが可能となります。

引っ越し業者を選定する

複数の引っ越し業者から見積もりを取得し、提案金額や作業範囲、アフターサポート体制を総合的に比較検討します。オフィス移転の実績が豊富な専門業者を選定することで、精密機器や重要書類の搬送を安全かつ計画的に進めることが可能となります。

また、搬入出ルートや当日手順も入念に確認しておきましょう。

原状回復工事や荷造りをする

退去する現オフィスの原状回復工事を手配し、同時に不用品の精査や廃棄手続き、荷造り作業を開始します。移転先へ持ち出す備品と処分する物品を明確に区分し、通常業務に支障が出ないよう段階的に梱包を進めます。

産業廃棄物の処理にあたっては関連法令を順守し、適正な処分およびマニフェスト管理を行うことが欠かせません。

引っ越し前に必要な手続きをする

オフィスの移転後だけでなく、引っ越し前に必要な手続きはさまざまあります。電気・ガス・水道の契約変更手続きをはじめ、電話・インターネット回線の移転手配、郵便物の転送届提出、取引先への移転案内状送付などを行います。

事前の準備をすべて整えたら、新オフィスへの搬入作業や旧オフィスの引き渡しといった移転当日の作業を実施しましょう。

現オフィス・事務所を引き渡す

原状回復工事を終えた旧オフィス・事務所の引き渡し作業を行います。ビルオーナーや建物管理会社の立ち会いのもと、契約通りの修繕状態に仕上がっているか、最終確認を実施します。 

あわせて受領していた貸与鍵の返却や備品の引き渡し手続きを滞りなく進め、賃貸借契約の退去プロセスを完了させましょう。

引っ越し業者の作業に立ち会う

移転当日は、プロジェクト責任者や担当者が、旧オフィスからの搬出作業と新オフィスへの搬入作業の双方に立ち会います。

あらかじめ作成したレイアウト図通りに家具や機器が正しく配置されているかを現地で検品し、作業に伴う建物の損傷や物品の紛失、配置ズレといったアクシデントに迅速に対処します。

引っ越し後に必要な手続きをする

オフィス移転の完了後、官公庁や各関係機関に対して法律で定められた各種届出手続きを行います。

法務局での管轄内・管轄外の本店移転登記手続きをはじめ、登記完了後に税務署や都道府県税事務所、労働基準監督署、ハローワーク、年金事務所などの公的窓口へ移転届出書類を定められた期限内に正確に提出します。あわせて名刺や公式Webサイトの記載変更も速やかに進めます。

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オフィス移転を円滑に進めるためには、事前の計画立案から移転後の各種手続きに至るまで、各工程の手順を正確に把握することが大切です。プロジェクトチームの立ち上げや移転目的の明確化をはじめ、自社の働き方に適した物件選定、レイアウト設計、各種工事の手配、官公庁への届出を段階的に進める必要があります。

全体スケジュールを計画的に管理し、社内周知や外部業者との連携を確実に講じることで、通常業務への影響を最小限に抑えた円滑なオフィス移転を実現することが可能となります。

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